Die Hersteller digitaler Diktiergeräte können Spagat: Bei der Entwicklung so überzeugender Modelle wie dem DPM 9600 oder dem DS-5000 sind die besten Diktiergeräte der analogen Welt stets der Maßstab in puncto intuitiver Bedienbarkeit. Bei der Entwicklung der Software für erfolgreiche digitale Modelle stehen dagegen oftmals die Anforderungen großer Unternehmen oder Einrichtungen mit komplexer IT-Infrastruktur Pate. In der Folge zählt allein das Handbuch des Olympus Dictation Moduls 223 Seiten, für das Transcription Modul und die Administration sind die Unterlagen nicht weniger umfänglich. Die Überlegung — nicht nur bei Olympus — scheint zu sein, dass das Mehr an Software, das Feintuning über mehrstufige Einstellungsdialoge für das Massengeschäft bei dieser Art von Kunden erforderlich — und für die mit geringeren Anforderungen zumindest nicht schädlich ist. Wir teilen diese Meinung nur bedingt.

Selbstverständlich haben die von den Herstellern angebotenen Diktatverwaltungsprogramme ihre Berechtigung. Wir empfehlen, verkaufen und installieren diese Programme, wenn der Workflow eines Kunden, sein Betriebssystem oder seine Systemumgebung sie erfordern. Wenn ein Spracherkennungsserver im Hintergrund werkelt, um mobil aufgenommene Diktate umzusetzen, Korrekturen an die Schreibkraft übergibt, die ihrerseits Druckfreigaben einer Reihe von Autoren erwartet, sind omnipotente Programme ein Muß. Und es ist natürlich so, dass nur diese Diktatmanagementsysteme auch die letzten Vorteile digitaler Diktiergeräte voll ausreizen können.

In entsprechenden Arbeitsumgebungen, in denen der Installations- und Pflegeaufwand Dritten zufällt, werden diese Vorteile dann automatisch genutzt. Automatisch meint hier: ohne eigens darüber nachzudenken oder als Anwender ausdrücklich darüber froh zu sein. Denn es sind ja schließlich Werkzeuge, derer man sich bedient; Werkzeuge benutzt man einfach nur.

Genau dies mag ein Grund sein, warum eine erstaunliche Anzahl von Diktierenden überhaupt kein Interesse daran hat, sich mit neu beschaffter Hardware und der zugehörigen Software auseinandersetzen. Diese Autoren sind für die Inbetriebnahme und den Gebrauch ihres Equipments selbst verantwortlich. Weshalb, fragen sie sich unserer Erfahrung nach, müssen wir uns mit einer funktional überbordenden Software befassen, wenn wir doch mit einem Kassetten-Diktiergerät auch schon alle anfallenden Arbeiten erledigen konnten? Wie kommt man nur auf die Idee, dass ich mir meine Diktate auf dem Rechner noch einmal anhören und Korrekturen in sie hineinsprechen möchte? Haben sich die Entwickler dieses Programms noch nie damit befaßt, wie man seriell diktiert? Können die sich nicht vorstellen, dass ich keinen Nerv für die nachträgliche Vergabe von 14 Prioritäten habe und bis zur Vorlage der Unterschriftenmappe gern auf Piepser verzichte, die mir Erledigungen im Sekretariat signalisieren? “Nicht einmal sehen möchte ich die für das Diktiergerät zuständige Software.”

An dieser Stelle zieht der alte Verkäuferspruch nicht: “Die Länge haben Sie umsonst.”

Daher haben wir ein Tool entwickelt, das nichts weiter macht, als den Arbeitsablauf vom Kassettendiktiergerät abzubilden. Ohne die unendlichen Zusatzoptionen einer professionellen Software, dafür klein, einfach und selbsterklärend. Der DAZ Audio Mover wird einmal installiert und überwacht fortan automatisch und im Hintergrund den USB-Anschluss eines PCs. Wird ein Diktiergerät (oder ein beliebiger anderer Massenspeicher — wie ein USB-Stick) an den Rechner angeschlossen, werden selbsttätig alle Diktatdateien auf einen bestimmten Ordner der lokalen Festplatte oder im Netzwerk heruntergeladen und — sofern gewünscht — vom Diktiergerät gelöscht. Die Funktionsweise entspricht dem, was man von analogen Diktiergeräten kennt: Kassette raus, der Sekretärin gegeben, neue Kassette rein, fertig.

Mehr kann der DAZ Mover nicht, mehr wünschen aber viele Anwender digitaler Diktiergeräte auch gar nicht: Die Diktate sollen dorthin, wo sie gebraucht werden und dann soll das Diktiergerät wieder einsatzbereit sein. Ohne einen Mausklick, ohne irreführende Einstellungsoptionen, ohne monatliche Updates, ohne speicherhungrige Systemprozesse und ohne 99 Anwendungsfälle, die man im Zweifel gar nicht erst versteht.

DAZ Diktiertechnik

Digitale Diktiergeräte? Sie sind hier goldrichtig. Tatsächlich verkaufen wir digitale Diktiergeräte wie das DS-5000 oder das DPM 9600 nebst zugehörigem Arbeitsplatz für die Schreibkraft. Und gelegentlich auch ein DS-2400 oder ein Conference System 955. Vor allem diesen Geräten ist dieser Webauftritt gewidmet. Aber aktuell treffen Sie auf eine Ausnahme: den Pulse Smartpen. Ein Aufzeichnungsgerät, das der Profi links liegen lassen sollte – und welches uns trotzdem fasziniert.

Schon seit mindestens 5 Jahren beziehen wir regelmäßig Offerten zum Verkauf von Audio-Pens. Geschenkt! Asiatische Hersteller überbieten sich in der Entwicklung von Spielzeugen, die nicht einmal einem Diktiergerät in der Consumer Klasse das Wasser reichen. Ja, Töne werden aufgezeichnet. Gelegentlich auch in einem Format, das an gängigen digitalen Schreibplätzen wiedergegeben werden kann, wenn dem Stift die Schnittstelle zum PC nicht fehlt. Nur: Die Bedienelemente an den Stiften sind lausig. Entscheidet man sich für die Variante mit 3 MICRO(!)-Knöpfchen, um zwischen Diktaten zu manövrieren, träumt man von ordentlichen Diktiergeräten. Entscheidet man sich für nur einen Knopf (Aufnahme/KEINE Aufnahme), muß man dieselbe Traumarbeit leisten. Die Haptik eines Diktiergeräts ist nun einmal dem unablässigen Drücken der für den Diktierenden wichtigen Tasten angepaßt, die sich im übrigen auch nicht auf nur drei reduzieren ließen.

Finger, die den von der Hand über das Papier zu bewegenden Stift fixieren, fallen für die Steuerung bei der Produktion eines Diktats aus. Aufnehmen – Zurückspulen – Kontrollhören – Überschreiben oder Aufnahme fortsetzen sind keine mögliche Funktionsabfolge. Bestenfalls Aufnehmen läßt sich mit so einem Stift, der ein Mikrofon beherbergt. Aber warum steckt das Mikrofon in einem Stift? Ließe es sich nicht auch in einem Feuerzeug verbergen? In einem Radiergummi (stoßgeschützt!)? Oder doch in der Klammer der Schreibunterlage, beim Gespräch fest auf’s Gegenüber ausgerichtet, den Schreibtisch als Grenzfläche nutzend?

Die in den bislang bekannten Produkten kaum sinnfällige Verbindung von Schreiben und Audio-Aufnahme (Diktat) macht mit dem Pulse Smartpen einen Quantensprung. Dieser Stift, den man kaum noch so nennen mag, führt seine Konkurrenten mittels eines Konzepts vor, das mit ihm wirklich geworden ist und – das in der Wirklichkeit tatsächlich noch fehlte.

Wenn wir uns nur bei den Grundrechenarten aufhalten, sehen wir beim Pulse Smartpen vor allem eine Infrarotkamera, die das Mehr gegenüber anderen Audio-Pens ausmacht. Bei laufender Tonaufnahme zeichnet sie die Bewegungen des mit einer Kugelschreibermine ausgestatteten Stifts auf dem Papier auf, für gewöhnlich dürften das Vortragsmitschriften oder Notizen während einer Besprechung sein. Die synchronisierten Aufnahmen werden anschließend via USB vom Live Desktop, dem mitgelieferten Softwareprogramm, entgegengenommen. In ihm finden sie als elektronische Seiten in “Notebooks” Platz. Per Doppelklick geöffnet, werden die Mitschriften samt Ton erlebnisgetreu von Anfang bis Ende wiedergegeben. Einerseits. Andererseits kann mit der Maus ein visualisiertes Element angesprungen und dessen akustisches Umfeld wahrgenommen werden. So gewinnt die Technik der “Indexmarkierungen”, die in professionellen Diktaten verwendet wird, eine bislang unerreichte Qualität: Die Markierung selbst ist kein technisches Symbol mehr im Sinne eines Dreiecks oder einer farblichen Markierung, sondern ein Wort oder ein ganzer Satz, die assoziationsreicher sind und uns “näher liegen”. Darüber hinaus entfällt die Einschränkung für die Zahl der Markierungen, die für professionelle Diktiergeräte, welche im DSS Pro Format aufzeichnen, gilt: Jedes Wort, das mitgeschrieben wird, stellt einen Index dar. Damit ist der fortlaufenden Wiedergabe eines Ereignisses eine präzise Wahlmöglichkeit für Wichtiges zur Seite gestellt.

Zum Überflieger ist das Produkt von Livescribe für uns aber aus einem ganz anderen Grunde geraten. Noch vor der Synchronisation und Digitalisierung von Handschrift und Ton begeistert am Pulse Smartpen die Konsequenz, mit der er als Eingabegerät funktioniert. Die Kamera, welche zu Papier gebrachte Worte für den Rechner erfaßt, kann nämlich auch Symbole interpretieren. Wird mit dem Stift auf eines der von Livescribe vorgegebenen Symbole getippt, startet eine Aufnahme, spielt ab, springt zurück u.a.m. Die gedruckten “Bedienelemente” finden sich auf den zum Stift erhältlichen oder mit einem 600 dpi Drucker selbst ausdruckbaren Notizblöcken. So werden die weiter oben beschriebenen konzeptionellen und ergonomischen Grenzen anderer Audio-Pens ohne viel Aufhebens überschritten: Es ist nicht nachdenkenswert und kommt einem schon nach kurzer Zeit sooo selbstverständlich vor, diesen raffinierten Griffel mit kurzem Schwenk auf einen definierten Punkt in den gewünschten Betriebszustand zu versetzen. Zumindest bei uns, die wir uns seit Jahren eigentlich mit professionellen Diktiergeräten befassen, sorgt das für den Widerhall, etwas Neues gesehen zu haben.

Die Einbindung in einen Workflow oder erweiterte Möglichkeiten zur Veränderung von Aufnahmen und anderes mehr gibt es bei diesem tollen Produkt (noch) nicht; selbst die Hardware könnte weiter optimiert werden. Als ständigen Begleiter Ihrer Meetings, als vorzügliches Werkzeug für Studenten und als Offenbarung für digital geerdete Freaks empfehlen wir es allemal.

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Ein digitales Diktiergerät? Schwarz? Oder silber? So einfach könnte die Kaufentscheidung für die Aufnahmeprofis DS-5000 oder DPM 9600 fallen, die beide den technologischen Stand der Zeit abbilden und hervorragend verarbeitet sind.

Beim zweiten Blick ist das Geschmacksurteil verblaßt. Die Datenblätter der Hersteller referieren Funktionen, die Käufer ohne Erläuterung nicht wirklich bewerten können oder die von vornherein nicht vergleichbar sind. Der fachkundige Händler verdeutlicht einem in freundlichster Aufgeschlossenheit, dass man gewiß ein routinierter Autor sei, JETZT aber doch einmal über die Funktionen nachdenken müßte, die im Schreibprozeß wichtig sind. Über Strukturen. Über sich selbst, die Schreibkraft und das eventuell eingesetzte Sprachverarbeitungsprogramm. Anschließend über die zu den sich ergebenden Anforderungen passende Hardware. Und schlußendlich: die geeignete Software.

Das ist, so aufregend es klingt, durchaus seriös. Mindestens diejenigen, die sich erstmals mit digitalen Diktiersystemen befassen, profitieren von Hinweisen,  die den Nutzen einer höheren Datentransferrate, einer zusätzlichen internen SD Karte und verzeichnisorientierter Diktatablage (alles OLYMPUS DS-5000) oder Sprachbefehlen, informativen LED Statusmeldungen sowie Schlüsselwörtern (alles PHILIPS DPM 96×0) erkennen lassen. Mittelgroße Ausschreibungen brauchen für die Erhebung relevanter Daten inzwischen zwölfseitige Exceltabellen — und das sollte sogar gestandene Nutzer digitaler Diktiergeräte aufmerken lassen, die Neuanschaffungen planen: Die Systeme sind komplexer geworden, die Differenzen einzelner Komponenten subtiler. Pauschal läßt sich kaum mehr über die unserer Meinung nach führenden Angebote von OLYMPUS oder PHILIPS urteilen.

Mit einer Ausnahme, die das Vertriebsmodell bei der Software zur Diktatverwaltung betrifft: OLYMPUS vertreibt seinen für größere Installationen geeigneten DSS Player Pro bislang ohne Aufpreis innerhalb der Standard Packages für DS-3400, DS-5000, DS-5000 ID und DR-2000 Kit. PHILIPS dagegen hat sein SpeechExec Pro, welches den professionellen Diktiergeräten beiliegt, im Funktionsumfang deutlich beschnitten. Laut Hersteller wird für Arbeitsgruppen mit mehr als 10 Mitgliedern SpeechExec Enterprise empfohlen; für bestimmte Betriebssystemumgebungen ist es unentbehrlich. Dafür fallen dann jedoch nicht unerhebliche Extrakosten an.

Vielleicht rufen Sie uns auf dieser Grundlage einmal an: Wir dividieren die Möglichkeiten (und Unmöglichkeiten) digitaler Sprachverarbeitung gern mit Ihnen auseinander und halten uns kürzer als weiter oben angedroht. Unser Ziel ist es jedenfalls, Ihnen die Ihren Anforderungen entsprechende Lösung zu verkaufen und auch anschließend noch einen vorbildlichen Support zu bieten.

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Über die Boliden digitaler Diktiergeräte gibt es derzeit kaum Streit: Die DPM 9600 und 9620 verkörpern den Innovationsschub, den PHILIPS vor fast 2 Jahren in den Markt brachte und waren zugleich die Matrix für so gültige Geräte der DPM III Produktlinie wie das DPM 9500 oder das CRS 955. Die DS-5000 oder DS-5000 ID von OLYMPUS gehen lästerlich schon einmal als Kopien der PHILIPS Geräte durch, bringen gleichwohl aber originäre Merkmale mit und verbuchen als technisch gleichwertiger Wettbewerb immerhin den Vorteil kostengünstiger Software für Großinstallationen bei sich. Denn der DSS Player Pro R 5.x zählt zum Standard-Lieferumfang der OLYMPUS Professional Dictation Systems Geräte und ist für Installationen jeder Größenordnung geeignet, wohingegen PHILIPS die Software SpeechExec Pro nur für Installationen von bis zu 10 Anwendern im Netzwerk empfiehlt. Für größere Installationen wird SpeechExec Enterprise – mit Mehrkosten – nahe gelegt. So weit, so gut – und Stoff für einen späteren Beitrag, in dem Vor- und Nachteile beider Konzepte abzuwägen wären.

Dem DS-4000 von OLYMPUS fällt kein Neuigkeitswert anheim. Dieses Diktiergerät setzte vor etwa 4 Jahren einen Meilenstein im Markt für professionelle Autoren, dem der sogenannten “Vieldiktierer”. Es kam mit einem erstklassigen Schiebeschalter daher, wies die PC-relevanten Merkmale der HID-, USB-Storage und USB-Audioclass auf und konnte unter ergonomischen Gesichtspunkten zweifelsohne als Credo der bisher produzierten Diktiergeräte beworben werden.

Erstaunlicherweise verkauft sich das DS-4000 trotz der technisch fortgeschrittenen Nachfolger in den tausender Stückzahlen der vergangenen Jahre. Als OLYMPUS Distributor erkennen wir keinerlei Absatzschwäche eines Diktiergeräts, das eigentlich für den Abverkauf bestimmt ist. Das Gegenteil ist der Fall: Es ist keine Ausnahme, dass Kaufentscheidungen gegen die neuesten Modelle getroffen werden.

Einerseits ist das sicherlich der Nachkaufmentalität großer Einrichtungen geschuldet. Es ist üblich, dass IT-Verantwortliche auf die Homogenität des eingesetzten Equipments achten. 500 OLYMPUS Arbeitsplätze führen – so gesehen – zu 80 weiteren. Der Administrationsaufwand bei der nachträglichen Einbindung geht gegen Null. Andererseits scheinen – sehr fortschrittliche – Weiterentwicklungen von Diktiergeräten in der Praxis auf Pragmatiker zu treffen, die sich die erlaubte Frage stellen, wozu sie das alles brauchen.

Die neuesten und am weitesten fortgeschrittenen Diktiergeräte von OLYMPUS und PHILIPS zeichnen sich in ihren Standard Packages u.a. durch die Aufnahme im DSSPro-Format, bessere Akku-Laufzeiten und größere Speicherkapazitäten für Diktataufnahmen aus. Wir alle finden das schön. Eine erstaunliche Kundenmehrheit votiert aber offensichtlich für ein alltagstaugliches Diktiergerät, das längst alle Kinderkrankheiten überstanden hat und morgens bedenkenlos angeschaltet wird – zum Diktat. Wer könnte das nicht verstehen? Warum also nicht noch heute zum DS-4000 greifen?

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Das DS-4000 wird im Standard-Package mit der vista-kompatiblen Software DSS Player Pro R 4.x geliefert. Sollten Sie eine frühere Softwareversion als 4.10.3 einsetzen, empfiehlt sich das Update unter P4UP103GR.exe

Carsten Schulthes ist Geschäftsführer der DAZ Diktiertechnik GmbH in Berlin. Das Unternehmen hatte sich seinerzeit als bundesweit erster auf den Verkauf von digitalen Diktiergeräten spezialisiert, betreibt im Auftrag eines Herstellers die Distribution professionellen Equipments und betreut zahlreiche Großkunden ebenso wie Einzelanwender im Direktgeschäft. Die DAZ Diktiertechnik GmbH ist zertifizierter Philips Master Digital Center.

Carsten Schulthes

Voice: Herr Schulthes, wann haben Sie das letzte Mal gefeiert?
Carsten Schulthes (CS): Wenn Sie so fragen, spielen Sie mit Sicherheit auf den Zuschlag an, den die Justiz von Nordrhein-Westfalen vor einigen Wochen für die Lieferung von Diktiergeräten erteilt hat.

Voice: Den bedeutendsten Zuschlag, den es im Markt digitaler Diktiersysteme bislang gab.
CS: Ich habe mich knapp sechs Jahre mit dem Projekt befasst und gebe zu, dass ich abends ein Gläschen Sekt auf die Entscheidung trinken musste.

Voice: Die von Ihnen beratene Bechtle AG hat den Zuschlag erhalten. Eher ein Noname im Diktiergeräte-Markt…
CS: …aber einer der bedeutendsten IT-Dienstleister Europas, der zudem im öffentlichen Dienst Nordrhein-Westfalens ein ausgezeichnetes Standing hat. Ein Projekt, das sicherlich 15.000 Computer Arbeitsplätze betrifft, kann man nur mit demjenigen gewinnen, der die IT-Infrastruktur kennt und beherrscht – und von daher attraktive Serviceleistungen erbringt. Das ist zweifelsohne eine Sache des Preises; allerdings eingedenk der Tatsache, dass ein Auftraggeber sich am leichtesten auf einen bereits vertrauten Dienstleister einlässt. Die in den Jahren zuvor erbrachten Dienstleistungen machen aufgerufene Preise sozusagen verständlich.

Voice: Alles nur Fragen der Infrastruktur und der IT-Services? Welche Rolle spielten unsere Diktiergeräte bei dem Erfolg?
CS: Die haben gewonnen; aber darauf wollten Sie vermutlich nicht hinaus. Zunächst einmal: Natürlich stammt die Vorgabe, IT-Prozesse anzustoßen und Services zu verkaufen, von den Herstellern digitaler Diktiergeräte selbst. Beim einzelnen Anwender mag man sich noch über die Tatsache täuschen, dass man keine Hardware verkauft. Aber schon ein kleines Netzwerk weckt einen manchmal unsanft auf. Bei Gruppen von 50 und mehr Anwendern haben die EDV-Verantwortlichen für gewöhnlich wenig Interesse am Eingabegerät. Da steht die Integration der Softwarekomponenten in bestehende Systemumgebungen oder Anwendungen im Vordergrund oder manchmal auch die Veränderung dieser Rahmenbedingungen. Das ist äußerst problematisch, weil das Diktiergerät, mit dem die Händlerschaft Verkäufe ursprünglich initialisierte und das beim Anwender möglicherweise noch immer im Vordergrund steht, zur Nebensache wird.

Voice: Für Entscheidungen in der Privatwirtschaft mag das gelten. Öffentliche Ausschreibungen haben unter diesem Gesichtspunkt den Vorzug einer Bewertungsmatrix, die das Diktiergerät kaum aussparen kann.
CS: Jetzt könnten wir stundenlang über die Entstehung einer solchen Matrix reden. Ich meine, dass sie im Regelfall von fachlichen Laien unseres Marktes erstellt wird und vermeintliche Notwendigkeiten impliziert. Aber bleiben wir positiv: In der Justiz NRW fiel die Entscheidung für Philips Diktiergeräte aus meiner Sicht im akribischen Abgleich ihrer Merkmale mit denen des Workflows und des Spracherkennungsprogramms. Die digitale Sprachverarbeitung wurde von Anbeginn als Prozess gesehen, in dem heterogene, unter Umständen von unterschiedlichen Herstellern gefertigte Produkte, so reibungslos wie möglich zusammen arbeiten müssen. Hinzu kam, dass sich Routiniers der richterlichen Praxis leidenschaftlich in das Thema eingearbeitet haben und leere Verkaufsversprechen erkennen konnten. Die Devise lautete: Den etablierten analogen Prozess bestmöglich abzubilden, um das für das Bundesland beste Ergebnis zu erzielen.

Voice: Mit welchen Gerätemerkmalen konnten wir am besten punkten?
CS: Ich glaube, dass einige Details eine Rolle spielten wie beispielsweise die Flexibilität der Schiebeschalterbelegung, die Bedienungslogik bei mit dem Digital Pocket Memo 9600 gesetzten Indexmarkierungen oder der Zeitraum, der verstreichen kann, bis die Geräte in den Energiesparmodus zurückfallen. Philips hat die Anforderungen der Projektgruppe über die Jahre sehr aufmerksam zur Kenntnis genommen und meines Erachtens auch in die Konzeption der Digital Pocket Memo 9600 Serie einfließen lassen. Darüber hinaus mag es auch nicht unbedeutsam gewesen sein, dass in der Ausschreibung gar nicht gefragte Produkte wie die LAN Dockingstation zu dem Philips Portfolio zählen. So etwas stärkt das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit eines Anbieters ganz ungemein.

Voice: Läßt sich das Ergebnis in der Justiz NRW reproduzieren? Wird es Einfluss auf die Entscheidungen anderer Einrichtungen im Öffentlichen Dienst haben?
CS: Pauschal möchte ich das verneinen: Es gab eine konkrete Anforderung und eine Lösung, die offensichtlich sehr gut dazu passte. Vor allem bei der Software zur Diktatverwaltung aber auch bei der Hardware können sich konkurrierende Produkte unter anderen Anforderungen sicherlich ebenso gerechtfertigt durchsetzen. Andererseits fordert eine Realisierung dieses Umfangs im größten Bundesland derzeitige und künftige Projektleiter natürlich zum Vergleich heraus. In Bezug auf die umfassende und präzise Erfassung der Anforderungen und die ergebnisorientierte Prüfung verfügbarer Produkte ist das zu wünschen.

(erschienen im Philips Kundenmagazin “Voice”)

Laden Sie das vollständige Interview hier herunter!

Barcode-Scanner Olympus SC-1

Nachdem Olympus bereits im Februar 2008 die Möglichkeit avisierte, das derzeitige Spitzenmodell unter den digitalen Diktiergeräten DS-5000 (bzw. DS-5000 iD) durch aufsteckbare Module erweitern zu können, steht nun der Barcode-Scanner SC1 bereit. Das DS-5000 verfügt über zwei wechselbare Speichermedien, wird die standardmäßige SD-Karte entfernt, ermöglicht dieser Slot das Aufstecken verschiedener Hardware-Bestandteile. Im Falle des Barcode-Scanners ergibt sich für den Anwender die bequeme Möglichkeit, im Büroalltag verwendete Barcodes direkt als Informationen zum Diktat einzulesen und die Aufnahme so auch in größeren Workflow-Umgebungen fehlerfrei und eindeutig identifizierbar zu machen.

Das neue Olympus SC-1 Barcode Scanner-Modul Es erlaubt die automatische Zuordnung der Diktate – direkt am Diktiergerät – zu bestimmten Fall-, Kunden- oder Patientenaufzeichnungen durch das Einlesen von Barcodes mit Informationen wie Aktenzeichen, Patientennummern und ähnlichem. Vertippen ist dabei ausgeschlossen, so daß eine einfache, 100%ig eindeutige und sichere Identifikation der Diktatdateien im gesamten Workflow gewährleistet ist. Es wurde speziell für die Modelle Olympus DS-5000 und DS-5000iD konzipiert, der Barcode Scanner für DS-5000 und DS-5000 iD ist ab sofort verfügbar.

Technische Spezifikationen

• Kompatibel mit folgenden Barcode-Typen: EAN-8, EAN-13, EAN-128, UPC-A, UPC-E, Code39, Code93, Code128, Codabar, MSI, Interleaved 2 of 5, RSS-14, RSS-Limited, RSS-Expanded
• Laser-Klassifizierung: Laserprodukt der Klasse 1
• Maximal einlesbare Anzahl an Zeichen: bis zu 30 Stellen
• Maximal einlesbare Länge: bis zu 25 cm
• Auslenkwinkel des Scanners: 80 Grad
• Stapelverarbeitung und weitere Funktionen mit der Olympus Diktatmanagement-Software DSS Player Pro R5

Packungsinhalt

• SC1 Barcode Scanner Modul
• Schutzverpackung
• Kurzanleitung

Verwendung

In der zum Lieferumfang des DS-5000 gehörenden Software dss-Player Pro wird das Dialogfeld “Aufgabentypeigenschaften” verwendet, um Aufgabentypkennung, optionale Elemente und die Barcodeeingabeoption zu konfigurieren. Die Barcode-Eingabeoption konfiguriert die Eingabemethode bei der Verwendung von Barcodes für die Eingabe von Werten für die in der Liste optionaler Elemente registrierten optionalen Elemente. Die sogenannten “optionalen Elemente” können Sie selbst festlegen, sie bezeichnen, welche Inhalte der vorzunehmende Barcode-Scan einliest (bspw. Aktenzeichen, Patientennummer). Im untenstehenden Screenshot sehen Sie die Möglichkeit dargestellt, einen Barcode in mehrere Informationen zu unterteilen – wenn der Code beispielsweise Angaben wie “Patient”, “Abteilung (Department)” und “Standort (Location)” enthält, können Sie alle diese Informationen anhand der Positionierung im Code (Beginn bzw. Endstelle) zuordnen. Diese Einstellungen sind natürlich in der Praxis von den bei Ihnen verwendeten Barcodes abhängig.

Screenshot Barcode-Einstellungen

• Wird die Barcodeeingabeoption im Dialogfeld [Aufgabentypeigenschaften] auf “Paketscan” eingestellt, werden durch einen Barcodescan mehrere optionale Elemente mit Daten versehen. Die Start- und Endstellen für Scans können im Dialogfeld [Eigenschaften optionales Element] eingestellt werden.
• Wird die Barcodeeingabeoption auf “Individueller Scan” eingestellt, wird durch einen Barcodescan ein einziges optionales Element mit Daten versehen. Wurden mehrere optionale Elemente registriert, werden durch getrennte Barcodescans nacheinander die optionalen Elemente mit eingescannten Daten versehen.
• Im Feld “Beschreibung” wird die Beschreibung des Aufgabentyps registriert. Bis zu 100 Zeichen können eingegeben werden.

Hinweis: Beim Erstellen einer Diktatdatei werden bis zu 10 optionale Elemente mit dem DS2-Aufnahmeformat registriert, während mit dem DSS-Aufnahmeformat nur drei davon aufgenommen werden.

Erwerben können Sie den Barcode-Scanner bei DAZ Diktiertechnik.

DAZ Diktiertechnik hat ein kurzes Einführungsvideo zum PHILIPS Konferenzaufnahmesystem CRS 955 erstellt. Eine Reihe von Anwendern sind grundsätzlich interessiert an dem Aufnahmeset, schrecken aber angesichts der arg kryptischen Bezeichnung und dem Schlagwort “digital” vor einem Kauf zurück bzw. können sich den Betrieb eines solchen Aufnahme-Sets nur schwer vorstellen. Dieses kleine Anwendungsvideo zeigt, wie einfach der Aufbau und die Inbetriebnahme der Komponenten in der Praxis auch für technisch vollkommen ungeübte Personen dann aber eigentlich ist. Aufnahmegerät in Dockingstation stellen, die mitgelieferten Grenzflächenmikrofone anstecken und auf dem Tisch positionieren, Aufnahmeknopf drücken und fertig. Aber sehen Sie selbst:

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Weitere Informationen zum Produkt finden Sie auf konferenzmitschnitt.de, sich beraten lassen und erwerben können Sie es bei DAZ Diktiertechnik.

Das exzellente Konferenzaufnahmesystem CRS 955 von Philips erschien vor einigen Monaten auf dem Markt als leicht transportable und schnell aufgebaute Komplettlösung für die Aufnahme von Konferenzen, Tagungen, Meetings, Interviews und Vorträgen. Aufgrund kontinuierlicher Nachfragen erweitern wir das Set jetzt in einer Sonderaktion und bietet es für einen begrenzten Zeitraum komplett mit einem Wiedergabe-Arbeitsplatz für die Sekretärin an: CRS 955 Protokoll. Zum Lieferumfang des Conference Recording System 955, das alle für die verschiedenen Aufnahmeanforderungen notwendigen Komponenten enthält (die in dieser Kombination redundante Lizenz der Diktiersoftware haben wir entfernt, um den Preis noch interessanter zu machen), bietet die “Protokoll”-Variante zusätzlich eine Transkriptions-Software, Kopfhörer und Fußschalter – und das zum günstigen Paketpreis von 1049.00 EUR inklusive Mehrwertsteuer und Versand.  So sind Sie gerüstet nicht nur für die Aufnahme, sondern auch für die schriftliche Erfassung der Aufnahmen – alles in einem Protokollkoffer.

Wir finden, es handelt sich um eine gelungene Erweiterung für alle, die eine einfache Komplettlösung suchen, die für die meisten Aufnahmebedingungen geeignet ist und gleichzeitig die Möglichkeit der ergonomischen und effizienten Verschriftlichung und Protokollierung beinhaltet. Interessant ist das neue Kit vor allem für Unternehmen und Organisationen, bei denen Diktieren nicht zum Arbeitsalltag gehört und die deshalb noch keine mit digitaler Wiedergabetechnik ausgestatteten Schreibarbeitsplätze verfügen – diese finden alle benötigten Komponenten nun vollständig in einem formschönen Metallkoffer. Das alles gibt es aktuell zu einem attraktiven Setpreis bei DAZ Diktiertechnik.

Weitere Informationen, Bilder und Bestellmöglichkeiten finden Sie wie immer auf Diktiertechnik.de: http://www.diktiertechnik.de/PH_CRS955.php?url=indexPLUS. Für weitere Detailinformationen stehen wir jederzeit zu Ihrer Verfügung.

DAZ Diktiertechnik GmbH
Lindenstr. 18
10969 Berlin

Ust-ID: DE 158081061

Tel.: 030-25931720
Fax: 030-25931721
info@diktiertechnik.de

Haben Sie auch auf das DS-5000 gewartet? Und es noch immer nicht bestellt – weil das alte Diktiergerät klaglos weiter aufnimmt? Wir glauben zwar, dass wir Ihnen den Klick auf den Bestellbutton in unserem Shop so einfach wie möglich gemacht haben, aber wir kennen das: Weil einen der Alltag schafft, schiebt man die eine oder andere Erledigung immer weiter vor sich her. Selbst wenn sie nur im Klick auf einen Bestellbutton besteht…

Um Sie ein wenig aus der Reserve zu locken, verbinden wir den Verkauf eines DS-5000 mit einer Rücknahmeaktion. Gemeinsam mit OLYMPUS nehmen Ihr gebrauchtes Diktiergerät in der Zeit vom 16.06.2008 bis 11. 31.08.2008 zum Preis von 50,00 EUR zurück, WENN Sie ein DS-5000 ordern.

Nehmen Sie Ihr altgedientes Diktiergerät also noch einmal zur Hand – und senden Sie es mit diesem Formular (pdf, 23 kB) an uns. Sobald wir Ihr Päckchen erhalten, geht ein nietennagelneues DS-5000 Standard Package mit allem, was das Diktieren zur Freude macht, zu Ihnen auf den Weg.

Das Kleingedruckte ist eigentlich selbstverständlich: Auf den Kauf eines DS-5000 ist jeweils nur der Rücknahmepreis für ein gebrauchtes Diktiergerät anrechenbar. Sie sollten uns also nur dann 5 Geräte aus Ihrer Diktiergerätesammlung zuschicken, wenn Sie auch 5 DS-5000 erwerben wollen…

Update: Aufgrund des großen Erfolgs haben wir uns entschlossen, die Aktion bis zum 31.08. weiterzuführen.

Update II: Die Aktion ist jetzt beendet. Herzlichen Dank an alle Neubesitzer eines Olympus DS-5000 und viel Spaß mit dem Gerät.

Diktiergeräte wie das DS-4000, das DPM 9600 oder das DPM 9620 sind die Pflicht der erfolgreichen Diktiergerätehersteller, wenn es um die digitale Sprachverarbeitung der Profis geht. Im Gegensatz zu Diktiermikrofonen oder Headsets hat man mit jedem dieser Geräte die räumliche Freiheit beim Diktat, aber, noch wichtiger, auch die auf den Anwendungszweck getrimmte Funktionalität, die ein Spezialwerkzeug auszeichnet. Während die Pflichtteile silbrig schimmernd ihren Dienst in der Hand tun, glänzt PHILIPS seit neuestem mit der Kür.

Das Conference Recording System 955 (CRS 955) basiert auf den technisch anspruchsvollen Diktiergeräten der DPM III Serie, wurde aber für die Aufzeichnung von Arbeitsbesprechungen, Teamsitzungen, Konferenzen oder Interviews weitreichend modifiziert. Die Familienzugehörigkeit des im Zentrum stehenden Recorders sieht man seiner Bauform deutlich an, Elemente des Standard-Zubehörs wie die Dockingstation der DPM 96×0 tauchen auf und, was das Innenleben des “getunten Diktiergeräts” angeht: die stark komprimierenden “Diktatformate” DSS und DSS Pro können zur Aufzeichnung genutzt werden. Für den Mitschnitt einer längeren Teamsitzung macht das durchaus Sinn, weil die entstehenden kleinen Dateien eine ausreichende Verständlichkeit des Gesprochenen bieten und beim Versand oder der Weiterverarbeitung mit dem PC für die geringste Netzwerkbelastung sorgen. Ergänzt das CRS 955 vorhandene Ausstattungen mit professionellen PHILIPS Diktiergeräten, die ausnahmslos DSS oder DSS Pro Dateien bereitstellen, ist die Aufzeichnung in den gleichen Formaten besonders anwenderfreundlich. Denn obwohl die zum Lieferumfang des CRS 955 gehörende Software auch andere Formate, und seit neuestem MP3 wiedergeben kann, wird ein einheitliches Format bei der Weiterbearbeitung vom Standard-Anwender am meisten geschätzt.

Dass die Unterstützung des Workflows von Bestandskunden ein Aspekt bei der Entwicklung des neuen Konferenz Sets gewesen ist, darf unterstellt werden. Auch der wachsende Bedarf dieser Zielgruppe in Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen oder Kanzleien an zusätzlichem, leicht zu bedienendem Equipment zur akustischen Protokollierung von Sitzungen oder Meetings aller Art liegt auf der Hand. Die gefundene Lösung legt aber ebenso nahe, dass Veranstalter von Konferenzen oder Tagungen, vielleicht auch die sie betreuenden Firmen, als potentielle Kunden gesehen werden. Das Stichwort “Workflow” taugt auch in diesem Umfeld zur Illustration; denn allzuoft zeigt es sich in der Praxis, dass die Probleme eigentlich erst beginnen, wenn der “Ton im Kasten” ist:

• In welchem Format wurde aufgezeichnet?
• Welches Medium kann und will ein Hörer beim Abspielen verwenden?
• Sind Format und Medium auch noch brauchbar, wenn transkribiert, vielleicht
  sogar nur passagenweise transkribiert werden soll?

All diese Probleme gehören mit dem CRS 955 der Vergangenheit an, weil es den PROZESS abbildet, der in den angenommenen Umgebungen vom ersten Ton bis zum fertigen Dokument führt.

• Die Größe des Zuhörerkreises mag wechseln, also müssen die Mikrofone kaskadierbar sein.
• Passagen des Protokolls müssen für die Weiterverarbeitung markiert oder herausgehoben werden, es muß also eine Indexfunktion geben, möglichst mit Fernbedienung.
• Die Adressaten der Aufzeichnung werden diese mit Windows Bordmitteln wiedergeben, also ist das mit dem Windows Media Player kompatible MP3 als Aufzeichnungsformat der Veranstaltung eine gute Wahl.

Die Aufzählung möglicher Anforderungen an ein universelles Aufnahme-Werkzeug mitsamt des Häkchens für die gelungene Realisierung läßt sich bei diesem Equipment ohne weiteres fortführen. Stichwort Fernbedienung. Sie ist eine nützliche, im Grunde sogar unentbehrliche Ergänzung des Hauptgeräts, weil sie den Druck auf die an ihm befindlichen Tasten und somit auch ungewollte Ruckel-Geräusche erspart. Wie erwartet, lassen sich AUFNAHME und STOP mit der PHILIPS Fernbedienung steuern. Ein schönes Detail aber ist, dass die AUFNAHME mittels LED auch signalisiert wird, und ein anderes, dass sich mittels einer EOL-(End-of-Letter)Taste Aufnahmen “abschließen” lassen. Im Gegensatz zur STOP Funktion wird mit diesem EOL-Tastendruck nicht die jederzeit wieder beendbare Aufnahmepause eingeleitet, sondern die Fortsetzung der Aufnahme in einer neuen Datei erzwungen. In der Praxis lassen sich auf diese Weise Tagungsordnungspunkte, Sprecher oder eben einfach nur Vor- und Nachmittag einer Konferenz wunderbar separieren.

Stichwort Aufsteckmikrofon. Formal gut gemacht, deckt es bei Gebrauch die Oberseite des Recorders komplett ab und läßt an die guten alten Reportermikrofone denken, deren Kabel im Sony Recorder endeten. Die Assoziation kommt nicht von ungefähr, gehört das Mikrofon doch als Hilfsmittel für die journalistische Arbeit zu den Bestandteilen des CRS 955. Wird es für ein Interview aufgesteckt, wechselt die Aufnahme vom Monostandard des eingebauten Mikrofons in die Zweikanalaufzeichnung – und hat dem Kopf, der an diesen Wechsel hätte denken wollen, überflüssige Arbeit abgenommen.

Indes könnten auch für einen Journalisten die beiden anderen zum System gehörenden Mikrofone zur bevorzugten Erweiterung des Aufnahmegeräts werden. Sinnvollerweise sind sie als Grenzflächenmikrofone ausgelegt, arbeiten also vor allem und besonders wirkungsvoll mit den von umgebenden Flächen reflektierten Schallwellen. Gut 10 qm werden bei überlegter Aufstellung der beiden schicken Mikrofone akustisch ausgeleuchtet und sorgen beim Interviewten für Streßabbau, weil er das Mikro am ausgestreckten Arm seines Gegenübers nicht zu sehen bekommt. Aber auch bei einem Meeting mit 9 oder 10 Teilnehmern wird das Gesprochene so erfasst, dass die Aussagen im Nachhinein gut zu verstehen sind und als Transkriptionsgrundlage taugen. Eine simple, tontechnisch verlustbehaftete Reihenschaltung von bis zu 6 Mikrofonen vergrößert den Aufnahmeraum, ohne den üblichen Vorverstärker, ein Mischpult und einen Verstärker zu Hilfe zu nehmen. Für den HiFi-Freak sind die entstehenden Aufnahmen von bis zu 30 Teilnehmern trotz des für die Aufnahme zur Verfügung stehenden PCM Formats sicherlich nichts; aber er spielt ja auch allzugern an irgendwelchen Reglern mit vergoldeten Kontakten, die dem pragmatischen Protokollanten fremd sind. Für ihn besteht der Charme des PHILIPS Systems gerade darin, dass er es nach 30 Minuten grundsätzlich kennt und allenfalls in unbekannten Räumen noch einmal 5 Minuten für eine Testaufnahme braucht, um einen wirklich passablen Mitschnitt zu realisieren.

Ist der “Ton im Kasten”, wandern auch die Systembestandteile wieder dorthin, denn PHILIPS liefert die genannten Elemente (und bspw. auch Akkus und einen europaweit verwendbaren Netzadapter) im stabilen Aufbewahrungskoffer aus Metall. Einzig ein Überspielkabel für den direkten Anschluß des Recorders an eine vorhandene Beschallungsanlage vermissen wir in diesem Zusammenhang. Angesichts des Preis-Leistungsverhältnisses dieses ansonsten wohldurchdachten Produkts ist ein solches Kabelchen aber besser an dritter Stelle erworben, als von einem Defizit zu sprechen.

FAZIT: Aufbau, Inbetriebnahme und Bedienung des CRS 955 stellen keine Herausforderung dar, obwohl sein Einsatzspektrum von der Interviewaufzeichnung bis zum Mitschnitt von Konferenzen mit bis zu 30 Teilnehmern reicht. Eine Fülle von Produktdetails unterstützt diejenigen, die für Sprachaufnahmen und deren weitere Verarbeitung verantwortlich sind. Sie haben mit dem PHILIPS System das Universalwerkzeug für schnell realisierte Aufzeichnungen in der Hand.

Weiterführende Informationen zum Philips Conference Recording System 955 finden Sie auf konfgerenzmitschnitt.de.

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